Milloin teidän Intune-ympäristönne on viimeksi katselmoitu?

Laitehallinta mielletään helposti isoksi projektiksi, joka vie aikaa sekä IT-osastolta että loppukäyttäjiltä. Koneet pitää saada käyttöön, asetukset jiiriin ja sovellukset asennettua. Pahimmillaan työntekijä joutuu odottamaan työvälineitään tai selvittämään itse, miksi jokin asia ei toimi. 

Modernilla Intune-laitehallinnalla tästä voidaan tehdä huomattavasti sujuvampaa. Mutta yksi asia unohtuu helposti: laitehallinta ei ole valmis silloin, kun käyttöönottoprojekti päättyy. 

Mitä hyötyä modernista laitehallinnasta on käytännössä? 

Microsoft Intunen avulla yrityksen tietokoneita, mobiililaitteita, sovelluksia ja tietoturva-asetuksia voidaan hallita keskitetysti internetin yli. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, ettei laitteen tarvitse olla yrityksen omassa verkossa, jotta siihen voidaan toimittaa asetuksia tai hallita sen tietoturvaa. 

Mitä tämä sitten tarkoittaa arjessa? 

Perinteisessä laitehallinnassa uuden tietokoneen käyttöönotto on saattanut vaatia IT toimenpiteitä, verkkoyhteyden yrityksen ympäristöön tai jopa koneen viemisen paikan päälle asennuksia varten lähituen avustuksella. Myös asetusten ja ohjelmistojen jakelu on voinut olla riippuvainen yrityksen sisäverkosta tai kolmannen osapuolen tuotteista joita joudutaan päivittämään. 

Modernissa ympäristössä uusi tietokone voidaan toimittaa suoraan käyttäjälle. Kun käyttäjä kirjautuu sisään omilla tunnuksillaan, koneelle määritellyt asetukset, sovellukset ja tietoturvakäytännöt otetaan käyttöön automaattisesti. IT ei tarvitse olla vieressä tekemässä jokaista työvaihetta. IT:n roolin voidaan ajatellu muuttuvan enemmän tukevaksi kuin suorittajaksi. 

Käyttöönotto onnistuu parhaimmillaan yhtä hyvin toimistolla kuin kotona tai mökillä laiturin nokassa. Sama koskee myöhempää ylläpitoa. Asetuksia ja sovelluksia voidaan päivittää etänä, ja tietoturvavaatimusten toteutumista voidaan valvoa keskitetysti. Käyttäjän ei tarvitse huolehtia kaikesta itse, eikä IT tarvitse tehdä jokaista muutosta käsin. 

Intunen avulla sovelluksia voidaan lisäksi tarjota käyttäjille Yritysportaali-sovelluksen kautta. Näin käyttäjät voivat asentaa tarvitsemiaan sovelluksia ilman paikallisia järjestelmänvalvojan oikeuksia, kun sovellusten jakelu ja käyttöoikeudet on määritetty tätä varten oikein.

Tavoite on yksinkertainen: IT aikaa ei pitäisi kulua turhaan käsityöhön, ja käyttäjän pitäisi päästä tekemään töitään mahdollisimman sujuvasti. 

Käyttöönotto on vasta alkua 

Monessa yrityksessä Intune otetaan käyttöön osana Microsoft 365 -ympäristön kehittämistä. Laitteet rekisteröidään palveluun, tarvittavat asetukset määritellään ja sovellusten jakelu saadaan toimimaan. Projekti valmistuu ja kaikki näyttää hyvältä. 

Tässä kohtaa on kuitenkin helppo ajatella, että homma on valmis. 

Todellisuudessa Intune-ympäristö elää siinä missä muukin IT-ympäristö. Microsoft tuo palveluun uusia ominaisuuksia, Windows kehittyy, tietoturvavaatimukset muuttuvat ja yrityksen omat tarpeet elävät. Myös laitteisiin ja sovelluksiin liittyvät toimintamallit saattavat muuttua vuosien varrella. 

Se, mikä toimi hyvin kaksi vuotta sitten, ei välttämättä ole enää järkevin tapa toteuttaa asiaa tänään. Hyvänä esimerkkinä voidaan pitää esimerkiksi sitä, että kun Windows 11 teki tuloaan monissa yrityksissä sen leviämistä haluttiin rajoittaa ja joissain tapauksissa tämä hoidettiin käsin. Nykypäivänä kun Windows 11 on ainoa tuettu käyttöjärjelmä tälläinen käsin ylläpitäminen ei useinkaan ole enää tarpeellinen vaan myös uusien Windows 11 versioiden käyttöönotto pystytään automatisoimaan joko pilotoinnin avulla tai ilman. 

Olennaista ei siis ole pelkästään se, että Intune on otettu käyttöön. Yhtä tärkeää on huolehtia siitä, että ympäristö pysyy toimivana, turvallisena ja tarkoituksenmukaisena myös käyttöönoton jälkeen. 

Mitä vanhassa Intune-ympäristössä kannattaa katsoa? 

Kun ympäristöä tarkastellaan uudelleen muutaman vuoden tauon jälkeen, vastaan voi tulla yllättävän paljon pieniä asioita, joita voisi tehdä paremmin. Kaikki eivät ole varsinaisia virheitä. Osa on vain jäänyt elämään ajalta, jolloin tarpeet tai tekniset mahdollisuudet olivat erilaisia.

1. Microsoft tuo uusia ominaisuuksia – hyödynnämmekö niitä? 

Intune kehittyy jatkuvasti. Uudet ominaisuudet voivat yksinkertaistaa hallintaa tai tarjota parempia tapoja toteuttaa aiemmin käytössä olleita ratkaisuja. 

Ympäristössä voi olla esimerkiksi vanhoja määrityksiä, jotka on toteutettu skripteillä tai erillisillä kiertoteillä, vaikka sama asia voitaisiin nykyään hoitaa suoraan Intunen ominaisuuksilla. 

Kannattaa myös tarkistaa, ovatko käytössä olevat asetukset edelleen tuettuja ja yhteensopivia käytössä olevien Windows-versioiden kanssa. 

Säännöllisellä katselmoinnilla voidaan karsia turhaa monimutkaisuutta ja ottaa käyttöön uusia ominaisuuksia silloin, kun niistä on oikeasti hyötyä. 

2. Ovatko tietoturva-asetukset edelleen ajan tasalla? 

Päätelaitteet ovat tärkeä osa yrityksen tietoturvaa. Niillä käsitellään yrityksen tietoja, käytetään pilvipalveluita ja kirjaudutaan erilaisiin järjestelmiin. 

Siksi ei riitä, että tietoturva-asetukset on joskus määritetty. Myös niiden toteutumista ja ajantasaisuutta pitää seurata. 

Katselmoinnissa voi tulla vastaan esimerkiksi puutteita levyn salauksessa, vanhentuneita tietoturvakäytäntöjä, liian sallivia asetuksia tai laitteita, jotka eivät täytä yrityksen vaatimuksia. 

Samalla kannattaa tarkistaa, hyödynnetäänkö laitteiden vaatimustenmukaisuustietoja myös ehdollisessa pääsynhallinnassa (Conditional Access). Näin pääsyä yrityksen tietoihin voidaan rajoittaa tilanteissa, joissa laite ei täytä määriteltyjä vaatimuksia. 

Yksittäinen puute ei välttämättä tarkoita suurta tietoturvaongelmaa, mutta useampi pieni puute voi muodostaa merkittävän kokonaisuuden.

3. Onko laitehallinta pysynyt yrityksen muutosten mukana? 

Yritys ei pysy samanlaisena vuodesta toiseen. Työntekijöiden roolit muuttuvat, uusia sovelluksia otetaan käyttöön ja toimintatavat kehittyvät. 

Jos laitehallintaa ei päivitetä näiden muutosten mukana, seurauksena voi olla turhaa työtä tai tarpeettomia rajoituksia. 

Uusi sovellus saatetaan esimerkiksi asentaa käsin jokaiselle käyttäjälle, koska sen jakelua ei ole määritelty Intuneen. Tai työntekijä joutuu etsimään kiertotien, koska käytössä oleva tietoturvakäytäntö estää tarpeellisen toiminnon. 

Tällaisissa tilanteissa ongelma ei välttämättä ole itse Intunessa. Kyse voi olla siitä, ettei ympäristö enää vastaa yrityksen nykyistä toimintaa. 

Hyvin suunniteltu laitehallinta helpottaa työn tekemistä ja pitää samalla tietoturvasta huolta. 

4. Onko ympäristöstä tullut turhan monimutkainen? 

Tämä on yksi hyvä syy tarkastella vanhaa Intune-ympäristöä kokonaisuutena. 

Vuosien aikana ympäristöön kertyy profiileja, käytäntöjä, poikkeuksia ja erilaisia määrityksiä. Kaikille ei välttämättä enää löydy selvää omistajaa tai perustetta. 

Esimerkiksi samaa asetusta voidaan hallita usealla eri käytännöllä. Yksi määritys sallii toiminnon ja toinen rajoittaa sitä. Lopputuloksena osa laitteista voi käyttäytyä eri tavalla kuin toiset, ja ongelman selvittäminen vie aikaa. 

Kun määrityksiä on paljon, myös niiden ylläpito vaikeutuu. Muutosten vaikutuksia on hankalampi arvioida ja virheiden mahdollisuus kasvaa. 

Siksi ei kannata tarkastella ainoastaan sitä, mitä ympäristöön pitäisi lisätä. Yhtä tärkeää on selvittää, mitä sieltä voidaan poistaa. 

Intune Health Check – mitä ympäristöstä kannattaa tarkistaa? 

Intune-ympäristön katselmoinnin ei tarvitse tarkoittaa suurta projektia. Sopiva laajuus riippuu ympäristön koosta, monimutkaisuudesta ja siitä, kuinka hyvin nykyiset käytännöt tunnetaan. 

Hyvä lähtökohta on tarkastella ympäristöä vähintään kerran vuodessa sekä silloin, kun yrityksen tarpeissa tai IT-ympäristössä tapahtuu merkittäviä muutoksia. 

Katselmoinnissa kannattaa käydä läpi ainakin seuraavat asiat: 

Laite- ja tietoturvakäytännöt 

• Onko käytössä päällekkäisiä määrityksiä tai keskenään ristiriitaisia asetuksia? 

• Ovatko käytännöt edelleen tarpeellisia ja tuettuja? 

• Täyttävätkö laitteet yrityksen tietoturvavaatimukset? 

Compliance ja Conditional Access 

• Onko vaatimustenmukaisuus määritelty tarkoituksenmukaisesti? 

• Hyödynnetäänkö laitteiden vaatimustenmukaisuutta pääsynhallinnassa? 

• Vastaavatko ehdollisen pääsynhallinnan käytännöt nykyisiä tarpeita? 

Windows Autopilot 

• Ovatko toimintamallit edelleen tarkoituksenmukaisia? 

• Voisiko Autopilotin nykyisillä ominaisuuksilla yksinkertaistaa käyttöönottoa? 

• Onko esivalmistelussa ja käyttöönotossa mukana vain tarpeelliset sovellukset ja määritykset? 

• Olisiko Autopilotin uudempiin käyttötapoihin siirtymisestä hyötyä? 

Sovellusten jakelu 

• Ovatko jaettavat sovellukset ja niiden versiot ajan tasalla? 

• Jaellaanko tarpeettomia sovelluksia? 

• Voisiko käsin tehtävää asennustyötä automatisoida? 

Päivitysten hallinta 

• Vastaako päivityskäytäntö yrityksen tarpeita? 

• Onko päivitysten asentaminen ja niiden onnistuminen riittävän hyvin seurannassa? 

• Tarvitaanko erillinen pilotointiryhmä ennen päivitysten laajempaa jakelua? 

Laiterekisteri ja vanhat määritykset 

• Löytyykö ympäristöstä käyttämättömiä tai tarpeettomia laitetietueita? 

• Ovatko automaattiset siivouskäytännöt määritelty oikein? 

• Onko ympäristössä määrityksiä, sovelluksia tai poikkeuksia, joita ei enää tarvita? 

Raportointi ja valvonta 

• Saadaanko ympäristöstä riittävä kokonaiskuva? 

• Näkyvätkö päivityksiin, tietoturvaan ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät puutteet? 

• Onko ongelmien selvittämiseen riittävät tiedot ja toimintamallit? 

Katselmoinnin tärkein tulos ei ole mahdollisimman pitkä lista huomioita. Olennaisempaa on tunnistaa, mitkä asiat kannattaa korjata ensin ja mitkä muutokset tuovat eniten hyötyä suhteessa niiden vaatiman työn määrään. 

Katselmointi ei tarkoita kaiken rakentamista uudelleen 

Intune-ympäristön tarkastaminen saattaa kuulostaa isolta urakalta, mutta usein liikkeelle pääsee melko pienelläkin työmäärällä. 

Muutamien tunnin tai muutaman päivän Health Check voi riittää tunnistamaan tärkeimmät kehityskohteet. Tarkka työmäärä riippuu kuitenkin ympäristön laajuudesta ja monimutkaisuudesta. 

Kaikkea ei myöskään tarvitse korjata kerralla. Ensin voidaan hoitaa tietoturvan kannalta tärkeimmät puutteet, sen jälkeen yksinkertaistaa hallintaa ja lopuksi kehittää automaatiota tai raportointia. 

Hyvä lopputulos voi olla niinkin yksinkertainen kuin turhien määritysten poistaminen, sovellusten jakelun automatisointi tai päivityskäytäntöjen selkeyttäminen. Näillä voidaan säästää IT aikaa ja vähentää käyttäjille näkyviä ongelmia ilman suuria investointeja. 

Lopuksi: milloin Intune on viimeksi tarkistettu? 

Intune tarjoaa hyvät työkalut yrityksen laitteiden hallintaan, käyttöönottojen automatisointiin ja tietoturvan parantamiseen. Hyödyt eivät kuitenkaan synny pelkästään siitä, että palvelu on otettu käyttöön. 

Ympäristöä pitää myös ylläpitää ja kehittää. Muuten sinne alkaa vähitellen kertyä vanhentuneita käytäntöjä, tarpeettomia poikkeuksia ja toimintatapoja, jotka eivät enää vastaa yrityksen tarpeita. 

Siksi kannattaa pysähtyä välillä tarkistamaan, missä kunnossa oma ympäristö oikeasti on.

 Milloin teidän Intune-ympäristönne on viimeksi katselmoitu?