Onko Microsoft 365 -ympäristösi turvallinen ja hallinnassa? Entä tiedätkö, mitä ympäristössä on muuttunut viime vuosien aikana? 

Microsoft 365 -ympäristö on keskiössä modernin työn tekemisessä. Se pitää sisällään sähköpostit, tiedostot, keskustelut sekä paljon muuta. Yhä useammin ympäristöön kuuluu myös tekoälyratkaisuja, joista helpoiten käytössä on valmiiksi integroitu Microsoft Copilot.  

Yksi asia kuitenkin unohtuu helposti: ympäristön säännöllinen läpikäynti.

Kun ympäristö on ollut käytössä pidemmän aikaa, ympäristöön kertyy väistämättä uusia käyttäjiä, ryhmiä, käyttöoikeuksia ja erilaisia asetuksia. Osa niistä on edelleen tarpeellisia, osa ei välttämättä enään. Lisäksi käyttöön on voinut helposti jäädä poikkeuksia tai vanhoja määrityksiä, joita kukaan ei ole hetkeen tarkistanut. Myös ylläpitäjien puolella on voinut tulla henkilöstömuutoksia, jolloin osa asetuksista on saattanut unohtua tai jäädä kokonaan tekemättä.  

Auditointi antaa kerralla selkeän kokonaiskuvan, sekä auttaa ymmärtämään missä kunnossa nykyinen M365 -ympäristö todella on.  

Yli 300* tarkastuspisteen avulla, pystymme datapohjaisesti arvioimaan sekä varmistamaan, että tietoturva, hallittavuus ja tehokas hyödyntäminen todellakin toimii. 

Mikä on Microsoft 365 Auditointi? 

Microsoft 365 Auditointi on arkkitehdin tekemä kokonaisarvio Microsoft 365 -ympäristöstä.

Tarkastuksessa käydään läpi esimerkiksi identiteettien hallintaa, Entra ID:n asetuksia, MFA-käytäntöjä, Teamsin ja SharePointin jakamisasetuksia, tiedon suojausta sekä Copilot-valmiutta.

Tarkoituksena ei ole etsiä syyllisiä tai osoittaa, kuka on tehnyt jonkin asetuksen väärin. Olennaisempaa on saada selkeä kuva siitä, missä mennään:

• Mitkä asiat ovat kunnossa?

• Missä on riskejä tai puutteita?

• Mitkä asiat kannattaa korjata ensimmäisenä?

• Mitä kannattaa kehittää pidemmällä aikavälillä?

1. Käyttöoikeuksia on kertynyt vuosien varrella

Monessa yrityksessä Microsoft 365 otettiin käyttöön alun perin huomattavasti pienemmälle käyttäjämäärälle ja yksinkertaisempaan tarpeeseen kuin mitä ympäristö nykyään palvelee. 

Tietyssä tilanteessa, voi olla vaikea sanoa, kenellä on pääsy mihinkin ja miksi. 

Auditoinnissa voi tulla vastaan esimerkiksi: 

• Vanhoja vieraskäyttäjiä 

• Käyttämättömiä ryhmiä 

• Ylimääräisiä lisenssejä 

• Tarpeettoman laajoja SharePoint-oikeuksia 

• Teams-jakamista, jota ei ole rajattu riittävästi 

• Tai jopa oikeuksista johtuvia tietoturva-aukkoja 

Kaikki nämä eivät tarkoita suoraan ongelmaa. Ne kuitenkin lisäävät helposti kuluja, sekä kasvattavat riskejä, jos oikeuksia ei enää tarvita tai niiden perusteita ei tunneta.

2. MFA on käytössä – mutta koskeeko se kaikkia?

Monessa organisaatiossa monivaiheinen tunnistautuminen eli MFA on jo käytössä. Hyvä niin, mutta pelkkä MFA:n käyttöönotto ei vielä kerro koko tilannetta. 

Ympäristöstä voi löytyä esimerkiksi: 

• järjestelmänvalvojia, joiden suojaus ei ole riittävällä tasolla 

• vanhoja palvelutilejä 

• käyttäjäryhmiä, joihin MFA-käytännöt eivät ulotu 

• vanhoja tai päällekkäisiä Conditional Access -määrityksiä 

Auditoinnissa identiteettien suojausta, kirjautumisia, MFA-käytäntöjä ja mahdollisia poikkeuksia tarkastellaan kokonaisuutena. Näin nähdään paremmin, ovatko nykyiset käytännöt oikeasti ajan tasalla vai onko ympäristöön jäänyt kohtia, jotka vaativat huomiota tai aiheuttavat käyttäjille haasteita päästä järjestelmiin sisään.

3. Teamsin ja SharePointin jakamisasetukset voivat yllättää

Microsoft 365:n yksi vahvuuksista on se, että tietoa on helppo jakaa ja yhteistyötä tehdä myös organisaation ulkopuolelle.  

Samalla kannattaa kuitenkin pysähtyä hetkeksi yhden kysymyksen äärelle: 

Tiedetäänkö varmasti, mitä tietoa organisaatiosta voidaan jakaa ulkopuolisille ja millä ehdoilla? 

Auditoinnissa käydään läpi esimerkiksi: 

• vieraskäyttöä 

• ulkoisia jakamisasetuksia 

• käyttöoikeuksia 

• tiedostojen hallintaa 

Juuri näistä kohdista voi löytyä asioita, joita ei ole tullut arjessa ajatelleeksi. Asetukset ovat saattaneet olla käytössä jo vuosia, vaikka niiden toimivuutta tai tarkoituksenmukaisuutta ei ole sen jälkeen tarkistettu.

4. Tiedon suojaus ei aina pysy liiketoiminnan muutosten mukana

Yrityksen käsittelemä tieto muuttuu jatkuvasti. Asiakastiedot, sopimukset, projektimateriaalit ja talousdata liikkuvat päivittäin Microsoft 365:n eri palveluissa. 

Samalla myös tiedon suojaamiseen liittyvät vaatimukset muuttuvat. 

Auditoinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi: 

• DLP-suojauksia 

• säilytyskäytäntöjä 

• sensitivity labeleita 

• compliance-asetuksia ja -valmiuksia 

Tavoitteena on selvittää, ovatko käytännöt edelleen liiketoiminnan tarpeiden mukaiset ja onko tärkeä tieto riittävästi suojattu.

5. Copilot kiinnostaa, mutta onko ympäristö valmis?

Microsoft Copilot kiinnostaa tällä hetkellä monia organisaatioita. Ennen käyttöönottoa kannattaa kuitenkin katsoa ensin, millaisessa kunnossa Microsoft 365 -ympäristö on. 

Yksi keskeinen kysymys on:

Mitä Copilot voisi nähdä nykyisillä käyttöoikeuksilla ja tiedonhallinnan käytännöillä? 

Jos käyttöoikeuksia tai tiedon jakamista ei ole hallittu kunnolla, ympäristössä voi olla tietoa, jonka ei ole tarkoitus olla laajasti näkyvissä. Copilot ei itsessään muuta käyttäjän käyttöoikeuksia, mutta se voi tehdä olemassa olevasta tiedosta helpommin löydettävää. 

Siksi Copilot-valmiutta kannattaa tarkastella osana Microsoft 365 -Auditointia. Samalla voidaan arvioida esimerkiksi datan hallintaa, käyttöoikeuksia ja tietoturvakäytäntöjä sekä tunnistaa asioita, jotka olisi hyvä laittaa kuntoon ennen laajempaa käyttöönottoa.

Mitä Microsoft 365 Auditointi antaa sinulle?

Hyvin toteutetun auditoinnin jälkeen organisaatiolla on käytössään: 

• laaja nykytila-analyysi Microsoft 365 -ympäristöstä 

• yli 300 asetuksen asiantuntija-arvio 

• raportti keskeisistä löydöksistä 

• priorisoidut riskit ja puutteet 

• konkreettinen kehityssuunnitelma 

• asiantuntijan vetämä tulosten läpikäynti 

Raportti tarjoaa arvokasta tietoa ympäristön tilanteesta, mutta lopulta tärkeintä on saada vastaus yhteen keskeiseen kysymykseen: tiedämmekö aidosti, missä kunnossa meidän Microsoft 365 - ympäristömme on?  

Ota yhteyttä ja sovitaan tapaaminen jossa kartoitetaan tarpeenne.