Älä maksa enempää kuin on pakko – Enora Solutions HELish Summitissa

Tänään noustiin HELish Summitin lavalle aiheella, joka ei ehkä kuulosta glamourilta, mutta joka näkyy jokaisen organisaation tuloksessa: Microsoft-lisenssikulujen optimointi. 

Esittäjänä ja luotsaajana toimi Eetu Hämäläinen, ja viesti oli yksinkertainen: "Älä maksa enempää kuin on pakko." 

Miksi lisenssioptimointi on tärkeää? 

Esityksen suosikkidia oli monivalintakysymys, jossa kaikki kolme vastausvaihtoehtoa olivat samat: 

A – Koska kukaan ei halua maksaa enempää kuin on tarpeen

B – Koska kukaan ei halua maksaa enempää kuin on tarpeen

C – Koska kukaan ei halua maksaa enempää kuin on tarpeen 

Vitsi puri, koska se on totta. Lisenssit ovat harvoin kenenkään lempiaihe – ja juuri siksi niihin kertyy hiljaista hukkaa vuosi toisensa jälkeen. 

Pienet kuukausihinnat, isot vuosisummat 

Yksittäinen lisenssi näyttää halvalta. Kerro se käyttäjämäärällä ja kahdellatoista kuukaudella, ja kuva muuttuu: 

Huom: hinnat ovat suuntaa-antavia ja vaihtelevat sopimustyypin, laskutusmallin ja jälleenmyyjän mukaan. 

Säästöpotentiaali on esityksen esimerkin mukaan n. 15 000 € ensimmäisenä vuotena, mutta isommissa organisaatioissa ja kolmen vuoden sopimuksissa, puhutaan jo sadoista tuhansista euroista.  

Mistä hukka löytyy? 

Rahaa vuotaa useimmiten näistä neljästä paikasta: 

1. Passiiviset käyttäjät. Helpoin löytö: lisenssejä maksetaan tunnuksista, joita kukaan ei käytä. 

2. Päällekkäiset palvelut. Klassikko: Power BI Pro ostetaan erikseen, vaikka se sisältyy jo E5:een. 

3. Turhaan lisensoidut postilaatikot. Jos postilaatikkoon ei tarvitse kirjautua, siitä tehdään jaettu postilaatikko – ilmaiseksi. 

4. Väärä lisenssitaso. Tarvitseeko jokainen työpöytäsovellukset? Alihankkijoille ja kausityöntekijöille F3 tai F5 riittää usein hyvin. 

Käytännön vinkkinä esityksessä nostettiin esiin Tony Redmondin valmis PowerShell-raporttiskripti passiivisten tunnusten löytämiseen (office365itpros.com, "Find inactive accounts") – sitä voi muokata oman ympäristön tarpeisiin. 

Uusintasuunnittelu: aloita ennen kuin on myöhäistä 

Kun sopimus uusiutuu automaattisesti, neuvotteluvara katoaa. 

• Varmista lisenssiesi uusiutumispäivä ja merkitse se kalenteriin (Admin Center → "Your products"). 

• Merkitse kalenteriin myös hälytys 1–2 kuukautta ennen – siitä prosessi käynnistyy. 

• Pyydä tarjous useammalta jälleenmyyjältä joka kerta. Kysy myös kampanjoista ja paketeista. 

• Peruuta automaattinen uusiutuminen ajoissa: itsepalveluportaalista, jälleenmyyjän kautta tai suoraan Microsoftin portaalista, jos maksat luottokortilla. 

• Peruuta lisenssit, joita et enää tarvitse. Samoja lisenssejä on usein useassa eri tilauksessa, eri uusiutumispäivillä, eri sitoumuksilla ja jopa eri jälleenmyyjiltä. 

Ymmärrä sitoumusmallit 

Kaksi eri asiaa, jotka menevät helposti sekaisin: tilauksen pituus (1 kk / 1 v / 3 v) ja laskutusväli (kuukausittain / vuosittain / kolmen vuoden välein). 

• Kuukausitilaus on kalliimpi, mutta joustava. 

• Vuoden tai kolmen vuoden sitoumus on halvempi – ja suojaa hinnankorotuksilta. 

• Koko vuoden kerralla maksaminen on edullisinta, mutta vaatii kassaa. 

• Ja tärkein sääntö: kun jokin on lukittu, se on lukittu. 

Kampanjat, paketit ja piilotetut säästöt 

Uusille tilauksille on ajoittain voimassa kampanjoita – niitä ei aina tarjota, vaan niitä pitää osata kysyä. Myös paketoinnit, kuten Microsoft-liiketoimintalisenssi yhdessä Copilotin kanssa, kannattaa selvittää jälleenmyyjältä ennen tilausta. 

Lisenssioptimointi ei ole projekti, vaan prosessi 

Yhdellä tarkistuksella löytyy säästöjä. Jatkuvalla optimoinnilla varmistetaan, etteivät kustannukset kasva takaisin.

Viisi askelta:

1. Selvitä nykytilanne lisenssioptimointiraportin avulla.

2. Tunnista käyttämättömät ja ylimitoitetut lisenssit.

3. Kohdista lisenssit todellisten tarpeiden mukaan.

4. Kilpailuta ja tarkista hinnat ennen uusintaa.

5. Toista prosessi säännöllisesti, vähintään neljännesvuosittain.

Kertaluontoinen siivous säästää kerran. Prosessi säästää vuodesta toiseen.

Selvitä, paljonko organisaationne voisi säästää? 

Enora Solutions auttaa organisaatioita saamaan Microsoft 365:stä kaiken hyödyn irti. Palveluihimme kuuluvat lisenssioptimointi, Copilotin käyttöönotto, vaativat migraatiot sekä Microsoft 365 -ympäristöjen suunnittelu ja kehittäminen.

Eetu Hämäläinen M365 Architect & Founder

Enora Solutions

eetu.hamalainen@enora.fi 

+358 (0) 40 577 0194